Réussir votre première mission internationale : la check-list Export
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Partager l'article sur Goole+ Billet d’avion en poche. Passeport à jour et valise bien pleine. Vous êtes fin prêt pour le départ en direction de votre première destination Export. Et pourtant, au moment d’embarquer pour votre vol… un doute vous envahit soudainement. Vous avez comme l’impression d’avoir oublié quelque chose!
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On s’entend qu’un départ pour une semaine de plage dans le Sud et l’oubli de votre paire de lunettes de soleil n’aura pas le même impact que l’oubli de vos cartes d’affaires pour une mission à l’exportation.
Il est donc essentiel de bien préparer votre mission et de prendre le temps de vous assurer que vous aurez tout en main pour réussir. Vous y investissez du temps et de l’argent. Vous avez l’obligation de mettre toutes les chances de votre côté pour en faire un succès commercial.
Se faire une check-list avant départ est le meilleur des pense-bêtes. Vous n’aurez pas à vous fier uniquement à votre mémoire, qui dans l’excitation du départ et devant la tonne de choses qu’il vous reste à régler au bureau avant de partir, peut vous jouer bien des tours.
Partons du principe qu’un oubli peut arriver, mêmes aux meilleurs, voici quelques points de repères essentiels pour préparer votre mission en 5 volets. Cette check-list n’est pas exhaustive et tous les points mentionnés ne s’appliquent pas à tous les pays du monde (ex : la langue parlée), mais elle couvre une grande partie de ce que vous devrez vérifier avant votre départ.
CHECK-LIST AVANT DÉPART
Le volet « Administratif »
- Renseignez-vous sur les contraintes liées au pays visité (Voir site du Gouvernement du Canada)
- Visa;
- Durée de séjour;
- Vaccinations;
- Etc.
- Vérifiez la validité de votre passeport
- Souscrivez une assurance
Le volet « Organisationnel »
- Réservation de votre vol : Prenez un peu de temps en cas de décalage horaire important pour récupérer du vol avant de débuter vos rencontres
- Choix de votre hôtel :
- Est-il centralisé par rapport à vos rendez-vous?
- Offre-t-il un accès facile aux moyens de transport?
- Met-il à disposition un espace affaires?
- Avez-vous besoin d’un permis de conduire international (si vous louez un véhicule)? Voir le site de la SAAQ.
- Partez avec un minimum d’argent local en espèces
Le volet « Commercial »
- Assurez-vous d’avoir assez de cartes d’affaires
- Préparez votre kit de vente : brochure commerciale/échantillons/démonstrateurs
- Règles douanières :
- Classification douanière de votre produit
- Existe-t-il des barrières tarifaires (lorsqu’applicable)?
- Vérifiez les déclarations douanières à faire pour vos échantillons
- Organisez votre agenda de rendez-vous :
- Calez-vous sur les horaires de travail du pays visité (et non les vôtres)
- Tenez compte des temps de trajet (très longs dans certaines villes)
- Laissez-vous quelques créneaux libres (pour des opportunités imprévues)
- Informez-vous bien sur les pratiques d’affaires du pays de destination
Le volet « Culturel »
- Achetez un guide du pays visité, toujours très instructif
- Apprenez quelques mots de base dans la langue locale (vos interlocuteurs apprécieront ce signe d’ouverture culturelle)
- Prenez connaissance des principales différences culturelles
Le volet « Trucs et astuces »
- Téléphonie mobile et accès Internet : vérifiez les conditions offertes par votre opérateur à l’international
- Faut-il un adaptateur de prises électriques?
- Pensez au « petit cadeau », un geste très apprécié dans certaines cultures
- Prenez quelques effets personnels dans un bagage à main (le transport aérien international réserve parfois des surprises avec les bagages)
- Vérifiez les conditions météo à destination!
Et si j’ai quand même oublié quelque chose?
L’hôtesse vous lance son traditionnel « Bienvenue à bord ». Les moteurs commencent à vrombir. Il est désormais trop tard pour parcourir la check-list…
A titre d’anecdote, je me souviens d’une première mission à Saint-Pétersbourg dans le nord de la Russie. J’étais parti fin octobre par + 20 °C et un soleil typique du sud de la France. Sorti de l’aéroport habillé d’une simple veste, je revois encore les regards interloqués de mes hôtes russes, vêtus de longs manteaux de fourrure et chapkas vissées sur la tête me demandant poliment (diplomatiquement?) si j’avais oublié mon manteau dans l’avion…
Alors, si vous avez juste oublié dans la longue liste d’apprendre quelques mots dans la langue du pays que vous visitez, faites donc connaissance avec votre voisin de siège qui voyage régulièrement sur ce vol Montréal-Rome. En plus de faire du réseautage d’affaires (voir article précédent), cela vous donnera une belle occasion de lui demander comment se dit dans la langue de Dante : « Bonjour et merci de me recevoir ».
Je vous souhaite un bon vol… et une fructueuse mission!
Note de l’auteur :
Loin de moi l’idée de précipiter votre retour mais il faudra bien atterrir un moment ou un autre. Je vous laisserai quelques jours avant de vous revenir avec le dernier article de la série : « Quel plan de match au retour d'une première mission export? ».
Auteur: Francis Bélime